Eine informelle Mitteilung von Diana Levermann

Die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) übernimmt die Zulassung der Fachprogramme nach § 94 Abs. 2 GO NRW. Eine Zulassungspflicht nach § 94 Absatz 2 GO NRW ergibt sich in erster Linie bei Fachverfahren die im Kern der Ausführung der Geschäfte des kommunalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens nach den Regeln des doppischen Finanzwesens dienen. Dies bedeutet, dass eine Zulassungspflicht vorliegt, sobald ein für den Bereich „Kämmerei“/zentrale Finanzverwaltung vorgesehenes Fachverfahren eines der im Erlass genannten fachlichen Prüfmodule – ggfs. auch nur in Teilen – berührt (Haushaltsplanung, Haushaltsbewirtschaftung, Buchführung, Zahlungsabwicklung (Kasse), Forderungs- und Vollziehungswesen, Jahresabschluss/Bilanz, Anlagenbuchhaltung). Es kommt dabei nicht darauf an, ob Funktionen eines Fachverfahrens tatsächlich genutzt werden, sondern es diese Funktionen bietet. So kann ein Fachverfahren z.B. durchaus dann zulassungspflichtig sein, wenn es zwar originär dem Berichtswesen dient, tatsächlich aber damit die Haushaltsplanung erfolgt. Nicht zulassungspflichtig im Sinne des § 94 Absatz 2 GO NRW sind dagegen Fachverfahren, bei denen die Abwicklung einer Fachaufgabe im Vordergrund steht (auch wenn hier Gebührenbescheide erstellt oder Beträge verwaltet werden). Hierzu zählen z. B. Fachverfahren zur Personalbewirtschaftung, Sozialhilfeverwaltung, Schulverwaltung etc.

Die Zulassung befindet sich insgesamt im Aufbau. Derzeit werden Erfahrungen gesammelt. Es empfiehlt sich, unbedingt für sämtliche Verfahren, die in Frage kommen könnten, Kontakt zur gpaNRW aufzunehmen. Dies gilt auch für Zweifelsfälle. Per Telefon oder Mail bietet die gpaNRW eine grobe Voridentifizierung an. Nur wenn nicht schnell geklärt werden kann, ob eine Zulassungspflicht besteht, müsste ggfs. ein kostenpflichtiger Antrag gestellt werden. Die Kosten des Verfahrens trägt der Antragsteller. Bei Fachverfahren, die zulassungspflichtig sind, muss ein Antrag gestellt werden. Hier empfiehlt es sich, die Hersteller anzusprechen. Der aktuelle Stand der vorliegenden Anträge ist auf der Homepage der gpaNRW einsehbar. Eine FAQ-Liste zur Zulassung wird sukzessive fortgeschrieben und – mit den rechtlichen Grundlagen – aktuell dort veröffentlicht. Sofern ein Antrag auf Zulassung gestellt wurde, ist die Rechtssicherheit zum 1.1.2021 gewahrt. Erfolgt dies bei zulassungspflichtigen Programmen nicht, ist das nicht der Fall. Es wird in 2021 bei der gpaNRW ein Arbeitskreis „Zulassung von Fachverfahren“ gegründet, in der der Fachverband mitwirken wird.“

Für den Fachverband bin ich ihre Ansprechpartnerin. Ich bin ab Februar wieder im Dienst. Meine Kontaktdaten finden sie auf der Internetseite des Landesverbandes.

Diana Levermann
(zurzeit in Erziehungsurlaub)

Zulassung von Fachprogrammen nach § 94 GO